Lokallagenes regnskapsår går fra 01.09.-31.08., mens NJs regnskap følger kalenderåret. Landsstyret vedtar rammene for lokallagstildeling sammen med NJs budsjett i desember hvert år.  

Økonomirutinene for NJs lokallag bygger på Landsmøtets behandling av saken i 2001 (pkt. 25), Landsstyret (LS) behandling av saken 12.-13.03.01 og 22.10.02, og Arbeidsutvalgets (AU) vedtak 20.10.03, samt vedtak 29.10.2009.

Rammebetingelser

1. Lokallagenes virksomhet finansieres ved overføringer fra NJ sentralt. Dessuten har lagene full råderett over egenkapital, stipendfond m.v. Landsstyret setter ved behandling av neste års budsjett en ramme for de samlede overføringer og tilskudd til lokallagene.

2. Tilskuddene overføres normalt to ganger i året, i begynnelsen av året for årets første åtte måneder og i annet halvår for de fire siste. Det er en forutsetning at årsberetning og årsregnskap godkjent av lokallagets årsmøte, samt protokoll fra årsmøtet og melding om styrevalg, er sendt inn til NJ.

Administrative rutiner:

• Tildelingene for perioden 01.09.-31.12. overføres i september.
• Tildelingene for perioden 01.01.-31.08. overføres når årsberetning og årsregnskap godkjent av lokallagets årsmøte og ubrukte midler er tilbakeført, samt at protokoll fra årsmøtet og melding om styrevalg, er sendt inn til NJ.

Overføringer av driftsmidler

3. Tildeling av driftsmidler til vedtektsfestede oppgaver, styrets arbeid og lagets drift skjer i henhold til budsjett fra lokallagene med frist 01.12. og 01.05.

4. Budsjettet settes opp i henhold til ”Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag”.

5. De aktuelle prosjektene for overføringer av driftsmidler i retningslinjene er årsmøtet, godtgjørelse og utgiftsdekning for styret, styrets arbeid og lagets drift og tillitsråd.

Tilskudd til øvrige aktiviteter

6. Søknadsfristene for tilskudd til øvrige aktiviteter og tiltak fra driftsmidler og vederlagsfond, er 01.12. og 01.05.

7. Søknadene settes opp etter ”Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag”.

8. De aktuelle prosjektene i retningslinjene hva angår søknadene, er kveldsmøter, dagssamlinger, flerdagssamlinger og andre tilskudd samt prosjekt - frikjøp.

9. Ved fristen 01.12. søkes det om tilskudd til aktiviteter, tiltak og prosjekter for årets første 8 måneder.

10. Ved fristen 01.05. søkes det om tilskudd til aktiviteter, tiltak og prosjekter for årets siste 4 måneder.

11. Lagene kan også søke om ekstraordinære tilskudd utenom nevnte frister.

Rapportering av aktivitet

12. Årsberetning fra foregående regnskapsår sendes NJ etter den er vedtatt av årsmøtet.

13. Manglende årsberetning og regnskap vil kunne få konsekvenser for saksbehandlingstid og tildeling.

Behandling av søknader om tilskudd

14. Søknadene behandles av Arbeidsutvalget. Senest en uke før tildeling skal saksbehandlers innstilling meddeles lokallagets styre, normalt i form av e-post. Eventuelle innvendinger sendes skriftlig til saksbehandler, som legger dem frem for AU sammen med innstillingen.

15. AU vil normalt foreta tildeling innen seks uker etter søknadsfristen. Vedtaket kan ikke ankes, med unntak for søknader om frikjøp til prosjekter som avslås eller endres. Anke over frikjøp-vedtak skal normalt behandles i påfølgende AU-møte.

16. Søknader om ekstraordinære tilskudd utenom nevnte frister bør sendes inn i god tid før aktiviteten. Søknadene behandles av AU, eller av ledergruppen/sekretariatet, avhengig av fullmakter.

Tildeling og tilbakeføring av midler

17. Det tildelte beløp for årets første åtte måneder overføres normalt i sin helhet til lokallagets konto i begynnelsen av året, beløpet for de fire siste månedene overføres i løpet av september (jfr. Administrative retningslinjer pkt. 2).

For Frilansjournalistene og Oslo Journalistklubb kan utbetalingene deles i flere overføringer.

18. Ubrukte midler fra NJ pr. 31.08. tilbakebetales til NJ så snart årsregnskapet er sluttført. For øvrig tilbakebetales store ubrukte poster til NJ etter avtale.

Omdisponeringer og overskridelser

19. Lagets styre kan foreta mindre omdisponeringer innenfor budsjett, så fremt prinsippene for lokallagsøkonomi og ”Retningslinjer for tilskudd til NJs lokallag” følges. Laget kan kun omdisponere innenfor samme regnskapsår.

20. Bevilgninger fra vederlagsfond skal brukes til arrangementer som er åpne for alle rettighetshavere eller tiltak som kommer alle rettighetshavere til gode. Vederlagsmidlene kan ikke brukes til aktiviteter utelukkende for NJs medlemmer.

21. Ved overskridelser på mer enn 10 prosent over budsjett og betydelige endringer i forhold til tildeling og budsjett, skal NJ sentralt underrettes så snart som mulig.

Regnskapsførsel og egenkapital

22. NJ fører resultat og balanseregnskap. Kasserer er ansvarlig for å sende bilag for alle transaksjoner samt kontoutskrifter til NJ månedlig. Kasserer og styrets leder bør jevnlig gjennomgå økonomien og kunne legge den frem for NJ sentralt.

23. Lokallagets egenkapital bør være disponibel, helt eller delvis, for å sikre likviditeten og for å kunne brukes i de særlige tilfeller der AU vedtar at lokallaget selv må stå ansvarlig for sine økonomiske disposisjoner.

24. Lokallagene råder selv over sine renteinntekter.