Nå jobber NRK i samarbeid med NRKJ og de andre foreningene for å innlemme de nye reglene i NRKs egne IT instruks. (intern link) NRKJ er opptatt av at NRK skal ha klare rutiner for hva som skal være gjort før epost åpnes.

- Journalistene i NRK skal kjenne seg trygge på at eposter de sender med kilder ellers sms de sender ikke kan leses uten særskilt grunn, de skal være orienterte og inneforstått med det, sier leder av NRKJ, Hege Iren Frantzen.

Den nye forskriften fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet trådte i kraft fra 1.mars, og dette kan man få innsyn i:

• Ansattes e-postkasse opprettet av arbeidsgiver
• Ansattes lagringsområde på bedriftens datanettverk
• Tekstmeldinger fra mobiltelefon eid av arbeidsgiver
• Opplysninger arbeidstaker har slettet, men som finnes på backupdisker

Derimot kan man ikke få innsyn i arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr, herunder internett.

Begrensninger

De nye reglene betyr ikke at det er fritt fram for snokeglade sjefer. En del begrensninger vil regulere måten dette skal gjøres på:

• Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle om innsyn er nødvendig, eller om de kan ivareta bedriftens interesser på en mindre belastende måte
• Forutsetningen for at sjefen får innsyn er at arbeidsgiver mener det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten
• Arbeidsgiver kan også lese e-posten ved mistanke om at arbeidstaker bruker e-postkassen på en måte som medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed
• Arbeidstakeren skal så langt som mulig varsles og få mulighet til å uttale seg før arbeidsgiver leser e-posten, og har rett til å være til stede ved innsynet, og ha med seg tillitsvalgt eller en annen representant.
• Hvis ikke det er mulig, skal arbeidstakeren ha et skriftlig varsel så snart e-posten er åpnet, med beskjed om hvorfor det er gjort, hva som ble lest, og resultatet av dette
• Reglene gjelder også elever og studenter så langt de passer, og engasjerte i frivillige organisasjoner

Misnøye

Verken Datatilsynet eller NHO applauderer de nye reglene.

- Vi hadde ønsket oss en tydeligere detaljert regel. Det er mye skjønnsmessig her. Hva er for eksempel nødvendig for den daglige drift? Og hva er grovt brudd på plikter som følger av arbeidsforholdet og hvordan defineres "ugunst for arbeidstaker", spør Datatilsynets avdelingsdirektør Astrid Flesland i et intervju med VG Nett.

NHO mener at reglene for innsyn er for strenge, og at e-postadressen burde være arbeidsgivers arbeidsverktøy og en del av arbeidsgivers eiendom.

- Dette er et skritt i riktig retning, selv om problemstillingen fortsatt er snudd på hodet. Prinsippet for innsyn, og kravene for innsyn, er for strenge og tidkrevende. Endringene i personopplysningsforskriften krever at den ansatte før innsyn skal varsles, kunne uttale seg, få en begrunnelse og såfremt mulig være tilstede, heter det i pressemeldingen., sier Sigrun Vågeng, direktør for arbeidslivspolitikk i NHO, i en pressemelding.

Ikke privat epost i NRK

Hvis noen nå tror at løsningen er å bruke sin private epostadresse på jobb, er det viktig å huske på at NRKs IT instruks regulerer bruk av privat epost på NRKs maskiner. I instruksen heter det at: "Privat e-postabonnement er av sikkerhetsmessige grunner ikke tillatt benyttet på NRKs datamaskiner. Dette gjelder også nedlasting av e-post ved bruk av nettleser." Og dersom man bryter NRKs IT instruks behandler NRK det som brudd på arbeidsavtalen.