Lokale årsmøter
I god tid før dette (helst innen 24. september, aller seinest 1.oktober) må alle klubber avholde sitt lokale årsmøte, der det velges representant(er) som skal delta på NRKJ-årsmøtet. Ifølge vedtektene skal de lokale årsmøtene holdes seinest to uker før årsmøtet i NRKJ – men på grunn av permisjonsfristene, ber vi dere om å holde møtet så snart som mulig . Permisjonssøknadene bør være ute helst fire, seinest tre uker før permisjonsdatoen, og vi ønsker ikke at noen delegater blir forhindret fra å komme på grunn av sein permisjonsvarsling.

Medlemmene skal innkalles til de lokale klubb-årsmøtene med minst 8 dagers varsel. Andre bestemmelser, samt dagsorden for lokale årsmøter – se de vedlagte "Mønstervedtekter for redaksjonsklubber i NRKs Journalistlag".

Delegater
Slik er reglene for hvor mange delegater hver klubb har rett til å sende til NRKJs årsmøte:

- Klubber med 5-39 medlemmer har én representant
- Større klubber får en tilleggsrepresentant for hvert 40. medlem
- Klubber i Oslo med fire eller færre medlemmer slås sammen og representeres som én klubb etter retningslinjene for klubbrepresentasjonen

Dette betyr at klubber med 40 medlemmer får to representanter, 80 medlemmer gir tre, osv.                         

Permisjoner
Straks delegatene er valgt, må de vedlagte permisjonssøknad fylles ut og leveres til den som har personalansvar for delegatene . I tillegg må det gis beskjed til NRKJ om hvem som kommer - pr intern e-post til adressen NRKJ, på telefon (5) 8800, på faks (5) 8806 eller pr post til NRKJ-kontoret, BB31.

Sakspapirer og nærmere orientering om billetter og busstransport etc. sendes direkte til årsmøtedeltakerne så snart vi får navnene på delegatene.

Saker til årsmøtet
Hvis enkeltmedlemmer eller klubber ønsker saker tatt opp på årsmøtet, må disse sendes NRKJs styre v/NRKJ-kontoret senest to uker før årsmøtet i NRKJ – det betyr at vi må ha forslagene seinest tirsdag 12. oktober.

Denne fristen må overholdes. Styret har ikke anledning til å bryte vedtektene hvis forslag kommer inn for seint.

Kontinuitet
Vi gjentar den årlige oppfordringen til klubbledere og klubbstyrene om å ta gjenvalg på de lokale årsmøtene. Det er et problem at NRKJ-klubbene hvert år mister verdifull kunnskap fordi klubbledere/klubbledelsen går av etter bare én eller to perioder. De siste årene er kontinuiteten blant våre tillitsvalgte blitt merkbart bedre, og vi får stadig bevis på hvilken styrke dette er for organisasjonen. Derfor håper vi også å se så mange som mulig av klubblederne på årsmøtet.

Vi minner også om at det kan være lurt at bare halve styret er på valg hvert år. Hvis din klubb ikke har gått inn på denne ordningen, og vil innføre den nå, må dere velge halve styret for ett år og halve for to år. På senere årsmøter er da bare halve styret på valg (for to år), og man får en bedre kontinuitet.

Hva du må gjøre nå:

• Regn ut om antall delegater stemmer med vår utregning. Si fra om evt. endringer i medlemslista til oss. Hvis du mener dere skal ha flere eller færre representanter, må det godkjennes av NRKJ-kontoret før årsmøtet deres.
• Innkall til lokalt årsmøte hvis du ikke har gjort det ennå. Åtte dagers frist. Tenk samtidig igjennom om dere har saker dere bør melde inn til årsmøtet i NRKJ.
• Gi oss navnene på de valgte delegatene umiddelbart etter valget – og lever permisjonssøknadene for disse til ledelsen. Vi vil også ha lister over nye styrer/nye klubbledere hvis det skjer endringer på årsmøtene deres. Send oss gjerne også klubbens årsmelding. Har noen som skal på årsmøtet turnusfri på møtedagene, så prøv å få endret fridagene før dere ber om org.perm.

Vel møtt på Hurdalsjøen i slutten av oktober! Og ta kontakt med oss hvis det er noe du lurer på.

Med vennlig hilsen
for NRKs Journalistlag

Bente Skjerven
organisasjonssekretær